“Existem unidades no Poder Executivo de Rondônia que trabalham com cerca de 2 a 5 mil processos mensais. Para o governo, esse é um fluxo muito alto. Se a unidade administrativa quiser saber quantos processos chegam e são atribuídos para algum setor específico torna-se difícil devido a esse volume. Atualmente esse trabalho é feito manualmente, tornando-se quase impossível montar um relatório com números corretos”, nos fala os servidores públicos que atuam no setor de desenvolvimento da Superintendência do Estado para Resultados (EpR).
Com essa inteligência de negócios aplicada, o chefe de setor, gerente, superintendente, secretário e até mesmo o governador, terá um panorama de indicadores da performance geral da unidade e poderá analisar qual processo chegou na mesa dele e que ainda não foi atribuído. Esses dados agrupados e disponíveis possibilitarão ao gestor planejar e implementar melhorias nos processos, corrigindo falhas e trabalhando diretamente com aqueles processos que travam a administração pública na demora de tempo em uma unidade.
Esse recurso é chamado de Dashboard que faz parte de um conjunto de inteligências que compõe Business Intelligence o (BI). O objetivo do BI é permitir uma fácil interpretação do grande volume de dados. O intuito maior para quem trabalha com essa ferramenta é para a tomada de decisão.
De acordo com o superintendente Coronel Delner Freire, com essa representação visual de dados, os Dashboard, aplicado no SEI vai aumentar a produtividade. “Assim será possível saber quantos processos e documentos foram criados, quais os tipos de processos que mais demoram. Quantos documentos foram criados no SEI e publicados diretamente no Diário Oficial e a quantidade de usuários. Esses dados serão em painéis abertos”, explica o superintendente.
SEI EM NÚMEROS
O estado de Rondônia startou um projeto de BI chamado “SEI em Números”, nesse projeto o time de BI da EPR irá disponibilizar aos Gestores indicadores e métricas de controle sobre os processos tramitados em sua secretária, dessa forma dando assertividade nas tomadas de decisões.
Segundo Hudyson Barbosa, diretor executivo de Tecnologia da Informação e Comunicação (Detic) da EpR, todos esses dados gerenciais avaliam a produtividade e podem deixar o estado mais eficiente.
“Dentro do SEI você tem a possibilidade de receber processo e encaminhar para unidade X. Para saber quantos processos têm em um setor, o gestor tem que contar um a um. Com essa inteligência de negócios, todos os processos serão buscados e informados automaticamente, seja ele aberto ou sem respostas. Essa tecnologia é usada para evitar a contagem de forma manual.” ressalta Hudyson.
Com essa tecnologia, o governo vai saber qual a produtividade em forma de processos gerados. Hoje em dia, para se ter esses dados, é preciso solicitar um levantamento no SEI. Hoje, esse levantamento onera o banco de dados. Se eu tenho uma informação X, e quero saber sobre ela, a busca será feita em todo o banco, com o BI será possível fazer a busca em local separado da aplicação do banco do SEI, assim a busca vai diretamente no que é preciso. Em um futuro essas informações poderão ser em tempo real.
Fonte:(Assessoria)