Em um ano de dificuldades financeiras, otimizar e economizar na contratação de hospedagem corporativa é meta de boa parte dos gestores de viagens, seja em uma pequena ou grande companhia, uma vez que os gastos com hotéis (e hoje formas alternativas de hospedagem) estão em segunda colocação no ranking das maiores despesas em viagens corporativas, atrás apenas de passagens aéreas, de acordo com o GBTA (Global Business Travel Association).
Para auxiliar gestores de viagens a otimizar os custos, a HRS, líder global em reservas de hospedagem corporativa, traz cinco dicas importantes a serem levadas em conta antes, durante e após a contratação de hospedagem corporativa. Veja:
1) Conheça mais seus viajantes:
Criar um programa de viagens para qualquer empresa não é nada fácil. O primeiro passo é analisar a fundo a conta de viagens corporativas da companhia, suas particularidades, os comportamentos de compra e cultura. Porém é fundamental conhecer as características dos viajantes. “Verificar os tipos de negócios, área de atuação, perfil de compras e características do viajante, analisando sua geração (X, Y, Z, etc.), suas expectativas e necessidades. Ter essa visão é tão importante quanto conhecer a empresa e sua cultura”, explica Eduardo Murad, diretor de Vendas para a América Latina da HRS.
De acordo com o executivo, é essencial se colocar no lugar deste consumidor e entender suas necessidades. “Para isso o ideal é criar um mecanismo de comunicação com os viajantes, como blogs ou redes sociais internas. Dessa forma, as experiências negativas e positivas irão auxiliar o gestor a adequar o programa de viagens às expectativas de cada um”, completa.
2) Faça a política de viagens da empresa ser conhecida:
Para que a empresa tenha uma maior aderência de seus viajantes às políticas e procedimentos, é essencial que estas sejam amplamente difundidas dentro das corporações. E mais, atualizadas sempre! As regras devem ser claras e acessíveis a todos os colaboradores, atendendo atodos os tipos e perfis de viajantes. “Os viajantes da atualidade pertencem a diversas gerações e as empresas precisam se adaptar aos seus comportamentos, tecnologia, necessidades e motivações. Customização e Traveler Centricity são falados em todos os encontros, eventos e discussões do trade”, explica Murad.
Clientes corporativos da HRS têm à disposição opções de hospedagem com tarifas negociadas (com condições pré-estabelecidas) em diversos hotéis, de rede e independentes, espalhados pelo mundo. Os empreendimentos disponíveis no canal de reservas estão de acordo com as políticas das empresas e podem ser reservados no mesmo dia da viagem, além de proporcionarem uma melhor experiência de compra para os viajantes.
3) Seja estratégico:
Conhecer o padrão de compra dos viajantes ajuda a entender se eles estão seguindo as regras ou se há fuga da política de viagens, como a escolha de hotel fora do recomendável, e por que elas ocorrem. “Com os dados de preferência dos viajantes em mão, use o material para fazer uma melhor negociação com os hotéis. Terceirizar esse processo com um parceiro confiável possibilita um alto controle e muito menos trabalho para o gestor de viagens – que poderá focar em outros itens, como o contato e feedback do viajante”, diz Eduardo.
4) Analise o valor total da viagem:
“Vale a pena economizar U$10,00 por um hotel mais distante e ter que gastar mais para ir da hospedagem até o local da reunião com um taxi, por exemplo?”, questiona o executivo da HRS. Por isso que analisar o valor das diárias é tão importante quanto calcular todos os custos que estão envolvidos na viagem.
Baseado no conceito de TCO (Total Cost of Ownership, ou custo total da aquisição), originário de Procurement, analisar o TCT (Total Cost ofTrip, ou custo total da viagem) é onde se pode encontrara as maiores oportunidades de savings. “Incluir itens na negociação, chamados deamenities, como café da manhã, internet e estacionamento ajuda a reduzir os custos com hotelaria. Trabalhar com opções de hospedagem substitutivas, em hotéis próximos, mas não antes considerados, também ajuda na redução de custos”, completa Murad.
A HRS oferece uma solução de Inteligent Sourcing na qual focamos as negociações de nossos clientes corporativos com objetivo de reduzir custos e levando em consideração todos esses pontos para uma redução significativa dos custos totais das viagens corporativas das empresas.
5) Peça o feedback dos viajantes:
Conhecimento é fundamental no processo de gestão de viagens e é por isso que ter em mãos a opinião dos viajantes garante ao gestor argumentos na negociação com hotéis e dados para a escolha dos fornecedores. Peça para que os viajantes apresentem suas opiniões sobre o hotel e a qualidade dos itens inclusos nas diárias (os chamados amenities, como café da manhã e internet, por exemplo) ou a distância percorrida nos deslocamentos e atendimento.
“Quando sabemos o que faltou em determinada viagem podemos melhorar as próximas experiências dos viajantes, principalmente no que diz respeito às negociações com os hotéis, uma vez que os feedbacks dos viajantes são colocados na mesa de negociação. Entender as necessidades dos viajantes fará o gestor buscar atender às expectativas em uma próxima oportunidade, sem perder o foco na negociação e redução de despesas”, finaliza Murad.
